Basando su modelo educativo en la ciencia de la psicología positiva, apoyado en la flexibilidad de sus programas y oferta educativa, Tecmilenio se ha posicionado como una de las instituciones más relevantes en la formación de líderes positivos en México.
La institución cuenta con 29 campus tradicionales, 11 Espacios Connect y un campus online, distribuidos en 27 ciudades en el país. Además, de una comunidad conformada por más de 60 mil estudiantes, 4 mil 500 docentes, mil 700 colaboradores y más de 100 mil EXATECMI.
Para atraer a su audiencia desde diferentes canales y estrategias, como redes sociales, anuncios y sitio web, Tecmilenio requería de soluciones tecnológicas robustas que le permitieran mejorar sus comunicaciones, automatizar procesos y atender las necesidades específicas de sus estudiantes, egresados y padres de familia en un solo lugar.
Uno de sus principales objetivos fue aumentar el número de personas inscritas a la institución a través de canales digitales. De ahí la importancia de conocer cómo interactúa cada posible inscrito en sus redes sociales y entornos digitales.
Sin embargo, la falta de integración y la escasa visibilidad de los procesos de captación de leads hacían que la organización no tuviera un análisis adecuado de la eficacia de sus esfuerzos. Debido a que el equipo de Tecmilenio hacía una revisión manual de todas las plataformas que utilizaban para ejecutar su estrategia de marketing, pero sin tener un modo de identificar la procedencia de sus prospectos ni la naturaleza de sus interacciones. Lo que dificulta la medición de sus resultados.
A pesar de contar con formularios que reunían información sobre sus prospectos, se pasaba por un proceso de migración manual que presentaba un riesgo de perder información de nuevos contactos o no actualizarla.
En cuanto a su analítica, la institución solo contaba con la información que brinda Google Analytics, lo que significaba que si un contacto dejaba sus datos, no había forma de tener una trazabilidad de este lead. Tampoco se tenían datos precisos sobre su audiencia, ya que cada campus tenía su propia estrategia en redes sociales, sin una estandarización. Además, administrar las conversaciones con su comunidad en redes era una tarea complicada de gestionar.
La falta de visibilidad y de automatización significaron un área de oportunidad en los esfuerzos de marketing y ventas. Al tener su estrategia integrada en distintas soluciones y no contar con una herramienta centralizada, Tecmilenio requería de una solución tecnológica que les permitiera agilizar sus actividades.
Tecmilenio se encontraba en búsqueda de herramientas que le permitieran automatizar la comunicación con su audiencia, además de conocerla mejor para saber sus comportamientos y preferencias, tales como visitas al sitio web, formularios completados, interacciones en redes sociales o en correos electrónicos. Para lograrlo, necesitaban una solución completa que combinara funciones de ventas y marketing que les permitiera desarrollar diversas estrategias con mayor eficiencia, gestión y automatización.
El interés en el inbound marketing los llevó a descubrir HubSpot como la solución que buscaban para monitorear el comportamiento de sus audiencias y desarrollar estrategias efectivas para optimizar costos y presupuestos.
“Analizamos la conveniencia de Marketo Engage, Salesforce Marketing Cloud y la integración de Oracle Eloqua. Entonces, detectamos que con HubSpot podríamos tener todo integrado en un solo lugar y con un costo-beneficio mejor”, menciona Carlos Franco, Growth Systems Manager de Tecmilenio.
Tomaron una decisión clave, pues reconocieron que la integración de herramientas, la automatización de procesos y la capacidad de medir sus acciones dentro de una plataforma son factores determinantes.
"Con HubSpot, puedes manejar chat, redes sociales, seguimiento, formularios, landing pages, Whatsapp, bots y automatizar todo" afirmó Carlos Franco.
Tecmilenio inició su relación con HubSpot en 2017 y, tras evaluar sus ventajas, decidieron ampliar su inversión en la herramienta. Una vez que reconocieron la plataforma CRM les permitía integrar y escalar sus procesos en una única fuente, adquirieron una versión más avanzada. Desde 2019, han optado por la versión del Growth Stack Enterprise, que contiene funcionalidades de marketing, ventas, atención al cliente y operaciones.
"Comenzamos a escalar el uso de HubSpot y a comunicar los resultados. Vimos que teníamos una mayor necesidad de uso y compramos la licencia Starter. En 2018 obtuvimos resultados todavía mejores y cada vez hubo un interés mayor por la plataforma", agrega Carlos Franco, Growth Systems Manager de Tecmilenio.
El equipo encontró en HubSpot una solución práctica e intuitiva para sus necesidades. La plataforma ofrece una amplia documentación que permite una implementación rápida y sencilla, además de ofrecer certificaciones para ayudar a los usuarios a dominar la plataforma.
Carlos Franco destaca la facilidad de uso de HubSpot, ya que cuenta que pudo crear una landing page completa en menos de un día después de tomar una capacitación de solo 15 minutos. Adicionalmente, a través de la integración nativa con Salesforce, Tecmilenio pudo llevar un control detallado del recorrido de sus prospectos que se convierten en inscritos.
Tecmilenio ha desarrollado estrategias digitales sólidas basadas en el marketing de contenidos, que le ha permitido obtener visibilidad y trazabilidad de sus leads. A través de la integración de su operación en HubSpot y la automatización de sus procesos, ha logrado estructurar sus esfuerzos digitales y medir los resultados de cada una de sus acciones.
El marketing de contenidos es la base de las estrategias de la institución para atraer leads e interactuar con su audiencia. En el área de Social Media, se han integrado más de 30 cuentas de las diferentes sedes en el Gestor de Redes Sociales para la administración de publicaciones desde un mismo lugar.
“Lo que hicimos fue integrar todo en HubSpot para publicar desde aquí y que los contenidos nacionales estén disponibles en todas las cuentas. Así pudimos homologarlos con los mismos mensajes y procesos”, comenta Tania de la Garza, Social Media Leader de Tecmilenio.
Además, han segmentado sus mensajes para la optimización de flujos y estandarización de los esfuerzos de la marca. Con esto han podido medir el desempeño de la estrategia y analizar el comportamiento de su comunidad en canales digitales. Adicionalmente, utilizan la bandeja de entrada de las redes para reducir los tiempos de respuesta por este canal, ya que la atención que brinda a sus interesados ha podido bajar de 29 horas a sólo 15 minutos.
Otra pieza clave para la creación de contenidos de valor es su blog. Porque con este han logrado aumentar el tráfico hacia su sitio web y posicionar su marca en los motores de búsqueda. Para ello, se apoyan en la funcionalidad de SEO, que ofrece sugerencias de mejora y escanea las páginas para detectar áreas de oportunidad a nivel técnico.
“HubSpot se posiciona muy bien en Google. La herramienta nos permite visualizar los parámetros de visitas del blog y en cada publicación brinda un nivel de consultas para entender por qué llega la gente, mediante cuáles keywords y en qué posición promedio está la palabra clave del contenido”, menciona Carlos Ortega, líder de contenidos digitales.
Desde diciembre de 2021 se han publicado más de 200 artículos de blog, métrica que consideran clave para crecer de manera sostenible, lo que ha incrementado su número de visitas a las publicaciones hasta alcanzar más de 50 mil visitas en un solo mes.
Otra herramienta relevante para Tecmilenio es el email marketing, que les permite tener una comunicación constante con sus audiencias al brindarles información segmentada sobre los planes académicos y otros servicios de la institución.
Las campañas de anuncios son uno de los canales más importantes para la atracción de leads, nos expresa Jonathan López, director de Campañas Digitales, que “los anuncios de paga forman parte importante del crecimiento de la institución”. Por ello, cuentan con la integración nativa en anuncios dentro de Facebook, Instagram, LinkedIn y Google Ads. Desde su implementación, han obtenido resultados excepcionales en términos de tráfico y leads generados.
Adicionalmente, Sales Hub es otra de las herramientas que ha ayudado a la institución a cumplir sus objetivos. Entre sus funcionalidades más destacadas están la gestión de llamadas, y los flujos de trabajo para la asignación de registros de manera automática.
“Con HubSpot podemos organizar a los equipos de trabajo de manera ordenada, creando perfiles, vistas y otorgando permisos para la gestión de sus procesos dentro de una misma plataforma, sin interferir en los flujos de otros miembros”, comenta Anakaren González, líder en Inteligencia Digital de Tecmilenio y administradora de la cuenta HubSpot de la institución.
Destaca que esta personalización de perfiles de trabajo ha contribuido en gran medida al alcance de las metas de cada equipo, ya que con estos se pueden atender diversos canales de comunicación entre chats, inbox, correos, llamadas telefónicas y WhatsApp de numerosas líneas de negocio en un solo lugar.
La posibilidad de contar con varios subdominios y activos digitales en una misma plataforma ha resultado en un gran beneficio para las estrategias de la institución, ya que les permite conectar todas las herramientas y generar una trazabilidad del comportamiento de sus prospectos, tanto orgánicos como en campañas pagadas, obteniendo visibilidad de su recorrido y midiendo cada esfuerzo.
Esto les ha ayudado a entender mejor a su audiencia y complementar sus objetivos, al poder conectar todas las acciones dentro de una misma plataforma. Para Tecmilenio, esto es una verdadera solución integral, que les brinda la seguridad de tener todos sus assets en un solo lugar y así poseer un ecosistema digital centralizado.