El origen de una empresa dedicada a la capacitación
hackU fue fundada en 2018 en la ciudad de Medellín, Colombia, y desde entonces ha logrado abrirse camino como una de las plataformas especializadas en la capacitación empresarial más sobresalientes en América Latina.
A través de sus distintos programas de educación ha creado una red de conocimientos con base en el acompañamiento de un coach educativo individual por medio de WhatsApp, lo cual genera una forma simple y cercana de aprendizaje.
Gracias al impacto y desempeño que ha alcanzado desde su origen, hackU está catalogada en el top 100 de las mejores startups de Latinoamérica y Colombia por referentes internacionales como Holon IQ y Forbes.
«En hackU nos obsesionamos por hacer de la educación algo simple y accesible para todos. Por eso capacitamos a los empleados de las empresas en Latam a través de WhatsApp con un coach educativo personal para que nuestros usuarios puedan aprender de la forma más simple y cercana posible, y nuestros clientes sean más competitivos y sostenibles.» María del Mar Leyton, Marketing Leader en hackU.
El desafío de pensar en crecimiento desde el primer momento
En sus inicios, el desafío principal al que hackU se enfrentó fue tener una trazabilidad verificable de sus procesos. Esto dificultaba el acceso a una visión holística de la empresa al igual que la toma de decisiones objetiva. Como ocurre por lo general en las empresas de nueva creación, muchas de las áreas operativas son inexistentes; siendo así el caso del departamento de marketing de hackU. En este periodo su prioridad se centró principalmente en mantener un sitio web accesible al público sin adentrarse en las estrategias de posicionamiento SEO o del tráfico generado a través de contenidos.
Por su parte, el proceso de ventas era 100% humano y controlado manualmente por un equipo de ventas, que no poseía las herramientas digitales para manejar la conversación con cada cliente o prospecto más allá de la hoja de cálculo en Excel o Airtable. Dadas las condiciones, su principal objetivo era generar demanda a partir de contactos de referidos. Sin embargo, esto comprometía su crecimiento y el seguimiento oportuno de clientes o nuevos negocios.
«Los procesos de ventas eran 100% humanos, donde básicamente manteníamos la información de los clientes potenciales con los que estábamos en conversaciones en un Excel.» María del Mar Leyton, Marketing Leader en hackU.
Empezando la gestión de clientes con HubSpot
El propio crecimiento de hackU los llevó a requerir herramientas tecnológicas que permitieran organizar su base de datos, tener visibilidad de sus procesos y generar una relación más efectiva con sus contactos. Fue entonces que decidieron emprender la búsqueda de un software CRM que se ajustara a las necesidades de gestión y administración de contacto para los procesos de marketing y de ventas.
Aunque el mercado actual de soluciones digitales es amplio y diverso, el posicionamiento y la experiencia de HubSpot lograron ubicar esta alternativa por encima de otras opciones, ya que ofrece recursos tecnológicos que logran llevar la administración contactos en un solo lugar, lo cual facilita la consolidación de procesos organizados para las áreas operativas, de marketing y ventas, y la optimización de la relación con clientes y prospectos.
Sobre todo, hackU pudo encontrar tres factores que lo ayudaron a tomar la decisión final para incorporarse al software de HubSpot. Primero, las facilidades prestadas por el servicio al cliente por el equipo de Customer Service, ya que genera los canales de comunicación adecuados para la resolución rápida de cualquier problema, duda o inquietud.
Después, el beneficio que ofrece HubSpot hacia las startups- HubSpot for Startups-, empresas de capital de riesgo, incubadoras de negocio y empresas emergentes a través de la base de un crecimiento conjunto. Y por último, la posibilidad de centralizar toda la información de marketing y ventas en una plataforma todo en uno. Lo que permitió alcanzar las metas de hackU en torno a la automatización de procesos al tener los datos importantes de los clientes en tiempo real.
«El punto de inflexión para que nos decidiéramos a iniciar la búsqueda de una plataforma, fue la necesidad de contar con un CRM para tener mayor orden en nuestro proceso comercial. Además, teníamos el plan de comenzar a estructurar el área de Marketing y sabíamos que requeríamos una plataforma que nos permitiera gestionar, tanto el proceso de ventas como de mercadeo. Siempre tuvimos claro que HubSpot era la mejor y más completa plataforma para la gestión de procesos comerciales y de marketing y por eso decidimos irnos por la mejor opción.» María del Mar Leyton, Marketing Leader en hackU.
Evaluando las herramientas de HubSpot para resolver el desafío
Una vez que se comenzó a implementar el uso del CRM en las operaciones cotidianas de la empresa, hackU pudo darse cuenta inmediatamente de la importancia de su decisión al implementar las herramientas de HubSpot. En primer lugar, lograron administrar la información de sus contactos de un modo organizado y útil, lo que los llevó a tener un mejor panorama para la toma de decisiones.
Además, encontraron un aliado para el crecimiento de una startup gracias al soporte que recibían por parte del equipo de Customer Service de HubSpot, lo que facilitó la implementación de la plataforma todo en uno.
Así mismo, decidieron la metodología Inbound porque sabían que, en el largo plazo, podía tener un impacto significativo en el Costo de Adquisición de Clientes (CAC), la generación de demanda y el crecimiento sostenible de hackU. Eran conscientes que esta aproximación simplificaba la generación de demanda para la fuerza de ventas gracias a que se enfoca en atraer, a través de la difusión de contenido de valor, contactos calificados.
«Elegimos implementar la metodología Inbound porque sabíamos, que en un largo plazo, ésta podía tener un impacto significativo en nuestro CAC y porque, sin duda, éramos conscientes de que esta estrategia simplificaba el proceso de generación de demanda para el equipo comercial, trabajando en una forma de atraer clientes potenciales a través del desarrollo y difusión de contenido de valor.» María del Mar Leyton, Marketing Leader en hackU.
Escalando con HubSpot
Actualmente, hackU ha logrado aprovechar las funcionalidades que ofrecen los distintos Hubs de la plataforma de CRM de HubSpot. Esto les ha permitido consolidar estructuras más organizadas, procesos más escalables y crecer su operación.
A partir de la incorporación de HubSpot y el uso del CMS, Marketing y Sales Hub, hackU ha registrado un mejoramiento de sus resultados, palpables en métricas contundentes, lo que se ha traducido en un incremento del tráfico web, en la captación de leads y de suscripciones al blog.
Por ejemplo, ha incrementado a 9.241 el número de visitas a la página web, 9 veces más de lo registrado al inicio de operaciones con HubSpot, al tiempo que ha aumentado una captación de más de 100 leads mensuales y 500 suscripciones directas a su blog. Esto ha mejorado intrínsecamente su tasa de conversión, con lo cual se ha consolidado como una de las mejores opciones para la capacitación empresarial por medios digitales en la región de Latinoamérica.
Marketing Hub
Dentro de las herramientas más esenciales para el equipo de marketing se encuentran:
- Email Marketing: a través de esta aplicación se realiza el envío de campañas de correo electrónico una o dos veces por semana.
- Landing pages: permite al equipo de hackU publicar y promover contenido descargable o invitaciones a eventos.
- Formularios y llamadas a la acción (CTA) y Pop ups: los publican en su sitio web para la generación de demanda.
Además, hackU ha logrado la automatización de procesos de marketing. Al trabajar con una estrategia Inbound, han logrado automatizar diferentes procesos de nutrición con envíos de email marketing, de acuerdo a su Buyer Persona y la etapa del Recorrido de Compra en la que se encuentra. Igualmente, han automatizado diferentes acciones para establecer propiedades específicas a los Leads que van generando, por ejemplo, establecen el canal de adquisición, la etapa del Lead y el propietario del contacto de manera automática.
Por ejemplo, el envío de correos electrónicos de bienvenida para nuevos clientes, la calificación y clasificación de leads de acuerdo con criterios específicos en beneficio de los encargados de gestión de cuentas, como Key Account Manager (KAM).
«Ahora, con las funcionalidades de Marketing hemos logrado simplificar y fortalecer el proceso. Ya no dependemos solamente de referidos para iniciar una relación comercial, ahora contamos con todo un ecosistema digital de captación, adquisición y nutrición que nos permite generar oportunidades comerciales para hackU.» María del Mar Leyton, Marketing Leader en hackU.
CMS Hub
Otra de las funcionalidades que el equipo de marketing usa es el Content Management System (CMS), el cual les permite crear estos recursos de en su sitio web de forma más ágil, sencilla y 100% optimizada a diferentes dispositivos sin la necesidad de recurrir a códigos de programación complicados.
Además de esto, el CMS de HubSpot tiene una plataforma enfocada al usuario sumamente intuitiva, por lo que resulta muy simple crear y optimizar cualquier tipo de página sin conocimiento en diseño o desarrollo web. Además, la ventaja de utilizar este HuB es la seguridad que les brinda, pues saben que los datos y contenidos están siempre resguardados de personas extrañas.
Estos factores marcan una experiencia de usuario más amigable ya que permite a empresas como hackU centralizar toda la información y atención en una sola plataforma, con lo que se facilitan y simplifican procesos como optimización del sitio web, landing pages y puntos de conversión, lo que agiliza el proceso de generación de demanda.
«Una ventaja que nos ha parecido genial de tener tanto el Hub de Marketing como el CMS es el hecho de poder automatizar emails e incluso publicaciones en redes sociales de las nuevas entradas que creamos en el blog. De esta manera, cuando agendamos o publicamos un nuevo contenido en nuestro blog, automáticamente se envía a nuestra base de suscriptores un email notificando la nueva entrada. ¡Esta opción es increíble, nos ha permitido ahorrar mucho tiempo!» María del Mar Leyton, Marketing Leader en hackU.
Sales Hub
hackU también implementó el uso del Sales Hub con su fuerza de ventas. Principalmente, sobresalen las aplicaciones vinculadas al proceso de ventas como es el caso de las secuencias, como veremos a continuación:
- Secuencias: el equipo de SDR (Sales Development Representatives) y de Ejecutivos de Cuenta usan esta funcionalidad al momento de prospectar, ya que les permite seleccionar los prospectos más calificados y automatizar el envío de correos cada determinado tiempo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su propio pipeline de ventas.
Esta función ha permitido que hackU genere oportunidades comerciales que conducen a una venta gracias al envío oportuno de correos electrónicos a los contactos. Esto permite generar una previsión de de ventas con base en la canalización de contactos que se generan en el CRM por medio del pipeline de ventas.
Esto permite generar una visión interna donde se puede tener una trazabilidad en tiempo real de los clientes potenciales de ventas (Sales Accepted Lead) con lo que se puede saber la cantidad de leads generados desde el área de marketing, aquellos que se convierten en oportunidad de venta hasta aquellos que logran el cierre de ventas. Esto proporciona información valiosa para la toma de decisiones como la métrica de tasa de conversión, fundamental para establecer metas claras de crecimiento en cada período.
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